Điều 20 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành

a) Mã yêu cầu, gồm các thông tin: số thứ tự đăng ký trong năm, ký hiệu nộp (nếu có); ký hiệu viết tắt tên cơ quan, đơn vị nộp; số lần nộp; năm đăng ký nộp.

b) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp.

c) Mã cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp.

d) Thông tin về việc đã hoặc chưa nộp tài liệu giấy vào lưu trữ (Hệ thống hiển thị sự lựa chọn “đã nộp” hoặc “chưa nộp” hoặc thông tin liên quan khác).

đ) Số lần nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ (Hệ thống tự động cập nhật và hiển thị).

e) Tóm tắt nội dung và thời gian của khối tài liệu nộp.

g) Tổng số hồ sơ, tài liệu nộp.

h) Tổng số trang (nếu có).

i) Tổng số dung lượng.

k) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp

Mục lục hồ sơ nộp gồm các thông tin: số thứ tự, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, số trang, mức độ tiếp cận, ghi chú.

Mục lục tài liệu nộp gồm các thông tin: số thứ tự, mã gói tài liệu, tiêu đề gói tài liệu (tóm tắt nội dung và thời gian tài liệu), nguồn gốc, tổng số tài liệu trong gói, ghi chú.

l) Dự kiến thời gian tiến hành nộp.

m) Cách thức nộp: cơ quan, tổ chức nộp chọn “trực tiếp” hoặc “trực tuyến”.

n) Địa chỉ liên hệ: cơ quan, tổ chức nộp cung cấp họ và tên, chức vụ hoặc chức danh nghề nghiệp, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của người đại diện thực hiện quy trình thu nộp tài liệu.

o) Ghi chú đặc biệt (nếu có).

p) Phông lưu trữ: tự động lấy tến phông lưu trữ theo cơ quan, tổ chức nộp hoặc cơ quan, tổ chức nộp khai báo tên phông lưu trữ.

q) Phương án phân loại: cơ quan, tổ chức nộp lựa chọn các phương án phân loại đã được áp dụng cho khối tài liệu nộp theo hướng dẫn của Hệ thống.

a) Văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu.

b) Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có).