Chương 4 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành

a) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống, cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_hoso quy định tại Phụ lục I Thông tư này.

b) Trường hợp thu nộp khác Hệ thống, cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói SIP_hoso quy định tại Phụ lục III Thông tư này.

a) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống, cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_tailieu quy định tại Phụ lục II Thông tư này.

b) Trường hợp thu nộp khác Hệ thống, cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp theo cấu trúc gói SIP_tailieu theo quy định tại Phụ lục IV Thông tư này.

a) Đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu số vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc công việc.

b) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp để phục vụ công việc thì vẫn phải thực hiện nộp theo đúng quy định và được cấp quyền sử dụng thường xuyên, không qua xét duyệt của người có thẩm quyền trong thời hạn 360 ngày kể từ ngày đến hạn nộp hồ sơ, tài liệu.

a) Rà soát tiêu đề hồ sơ, tài liệu; thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu; thành phần tài liệu trong hồ sơ; các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu.

b) Hiệu chỉnh lại các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu nộp bảo đảm đúng quy định của pháp luật, quy định của cơ quan về hồ sơ, tài liệu nộp.

c) Xác nhận “đồng ý” đối với hồ sơ, tài liệu đáp ứng yêu cầu và “trả lại” đối với hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu, nêu rõ lý do và yêu cầu để đơn vị, cá nhân nộp hoàn thiện, thực hiện nộp lại.

a) Mã yêu cầu, gồm các thông tin: số thứ tự đăng ký trong năm, ký hiệu nộp (nếu có); ký hiệu viết tắt tên cơ quan, đơn vị nộp; số lần nộp; năm đăng ký nộp.

b) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp.

c) Mã cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp.

d) Thông tin về việc đã hoặc chưa nộp tài liệu giấy vào lưu trữ (Hệ thống hiển thị sự lựa chọn “đã nộp” hoặc “chưa nộp” hoặc thông tin liên quan khác).

đ) Số lần nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ (Hệ thống tự động cập nhật và hiển thị).

e) Tóm tắt nội dung và thời gian của khối tài liệu nộp.

g) Tổng số hồ sơ, tài liệu nộp.

h) Tổng số trang (nếu có).

i) Tổng số dung lượng.

k) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp

Mục lục hồ sơ nộp gồm các thông tin: số thứ tự, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, số trang, mức độ tiếp cận, ghi chú.

Mục lục tài liệu nộp gồm các thông tin: số thứ tự, mã gói tài liệu, tiêu đề gói tài liệu (tóm tắt nội dung và thời gian tài liệu), nguồn gốc, tổng số tài liệu trong gói, ghi chú.

l) Dự kiến thời gian tiến hành nộp.

m) Cách thức nộp: cơ quan, tổ chức nộp chọn “trực tiếp” hoặc “trực tuyến”.

n) Địa chỉ liên hệ: cơ quan, tổ chức nộp cung cấp họ và tên, chức vụ hoặc chức danh nghề nghiệp, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của người đại diện thực hiện quy trình thu nộp tài liệu.

o) Ghi chú đặc biệt (nếu có).

p) Phông lưu trữ: tự động lấy tến phông lưu trữ theo cơ quan, tổ chức nộp hoặc cơ quan, tổ chức nộp khai báo tên phông lưu trữ.

q) Phương án phân loại: cơ quan, tổ chức nộp lựa chọn các phương án phân loại đã được áp dụng cho khối tài liệu nộp theo hướng dẫn của Hệ thống.

a) Văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu.

b) Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có).

a) Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp trên Hệ thống.

b) Có ý kiến bằng văn bản trên Hệ thống về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (nếu có).

c) Trả lời xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý thu hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống.

a) Không đúng thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử.

b) Thông tin khai báo chưa rõ ràng, chưa đầy đủ.

c) Tổng dung lượng hồ sơ, dự kiến thu nộp vượt quá năng lực xử lý của Hệ thống. Trường hợp này, lưu trữ lịch sử có phương án xử lý và thông báo kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đến cơ quan, tổ chức nộp.

d) Trường hợp khác, lưu trữ lịch sử ghi rõ lý do từ chối.

a) Cơ quan, tổ chức nộp chuẩn bị hồ sơ nộp gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (theo kết quả từ giai đoạn đăng ký nộp); đóng gói hồ sơ, tài liệu theo quy định; lịch sử đơn vị hình thành phống (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

b) Trường hợp hồ sơ, tài liệu có đồng thời cả tài liệu số và tài liệu giấy, thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu giấy thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

a) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp thống nhất địa điểm thu nộp hồ sơ, tài liệu và thiết bị lưu trữ bảo đảm an toàn tài liệu, dữ liệu.

b) Cơ quan, tổ chức nộp trực tiếp chuyển thiết bị lưu trữ gói tin và hồ sơ nộp đến địa điểm nộp và phối hợp với lưu trữ lịch sử kiểm tra thiết bị lưu trữ gói tin.

c) Lưu trữ lịch sử tải (upload) gói tin và các tài liệu kèm theo vào Hệ thống.

d) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp phối hợp thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói tin; kiểm tra tổng thể các gói tin, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói tin với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất; cập nhật thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”.

đ) Lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu, gồm các thông tin sau: mã đăng ký yêu cầu (nếu có); mã cơ quan, tổ chức nộp; tên cơ quan, tổ chức nộp; số lần nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu nộp theo đăng ký; tổng số hồ sơ, tài liệu giao nhận; tổng số dung lượng; tổng số thiết bị, tình trạng, mô tả chi tiết thiết bị; thời gian giao nhận; người giao, nhận; ghi chú khác (nếu có).

a) Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống của lưu trữ lịch sử cập nhật hồ sơ nộp vào Hệ thống;

b) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kết nối hệ thống.

c) Thực hiện nộp gói SIP vào Hệ thống và nhập các thông tin mô tả từng gói SIP: mã đăng ký yêu cầu thu nộp; mã định danh gói SIP; mã phông (nếu có); tổng số hồ sơ, tài liệu trong gói SIP (theo thứ tự Mục lục hồ sơ, tài liệu); số thứ tự hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu (từ số… đến số…); thời gian nộp (Hệ thống tự cập nhật thời gian thực và các lần upload gói SIP).

d) Hệ thống tự động thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói SIP; kiểm tra tổng thể các gói SIP, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói SIP với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất, cập nhật cụ thể thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”; đưa toàn bộ gói SIP hợp lệ vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

a) Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống; nhập mới hoặc cập nhật thông tin về đơn vị hình thành phống và khối tài liệu thu nộp: lịch sử đơn vị hình thành phống (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện thu nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu và thực hiện thao tác “Nộp vào lưu trữ lịch sử” trên Hệ thống.

b) Hệ thống tự động kiểm tra, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu với Mục lục hồ sơ, tài liệu thu nộp và xác nhận: “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu” và đưa toàn bộ hồ sơ, tài liệu thu nộp vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

a) Mã đăng ký yêu cầu thu nộp.

b) Mã cơ quan, tổ chức thu nộp.

c) Tên cơ quan, tổ chức thu nộp.

d) Tổng số gói tin.

đ) Tổng số hồ sơ, tài liệu theo đăng ký.

e) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã được duyệt nộp (tính toán các lần).

g) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã đưa vào Hệ thống.

h) Tổng dung lượng.

i) Số lần thu nộp (số thứ tự).

k) Thời gian tiếp nhận.

a) Hệ thống thực hiện quét thông tin hồ sơ, tài liệu để kiểm tra tính trùng lặp và không tiếp nhận đối với trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu trong cùng lần nộp.

b) Trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu đã có trong Hệ thống, Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết Mục lục văn bản, tài liệu trong hai hồ sơ, viên chức xử lý nghiệp vụ sẽ quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đối với từng trường hợp cụ thể.

a) Lưu trữ lịch sử ban hành Quyết định phê duyệt hồ sơ, tài liệu nộp kèm theo Báo cáo kết quả xử lý nghiệp vụ; Mục lục hồ sơ, tài liệu thu nộp được phê duyệt; Danh sách hồ sơ, tài liệu không đạt.

b) Trả kết quả đến cơ quan, tổ chức nộp.

a) Trường hợp thu nộp khác Hệ thống: lưu trữ lịch sử thực hiện việc chuyển gói SIP thành gói AIP.

b) Trường hợp thu nộp cùng Hệ thống: lưu trữ lịch sử chuyển gói AIP vào Kho để thực hiện các bước xử lý nghiệp vụ tiếp theo.

a) Đối với hình thức thu nộp trực tiếp: lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ, tài liệu trả lại theo danh sách vào thiết bị lưu trữ để bàn giao cho cơ quan, tổ chức nộp.

b) Đối với hình thức thu nộp trực tuyến: Hệ thống cho phép tải toàn bộ hồ sơ, tài liệu trả lại theo danh sách từ tài khoản của cơ quan, tổ chức nộp.

c) Đối với hình thức thu nộp trong cùng Hệ thống: Hệ thống thực hiện trả lại hồ sơ, tài liệu về tài khoản của cơ quan, tổ chức nộp.

a) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp thống nhất lập các biên bản sau: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; Biên bản hồ sơ, tài liệu trả lại theo Danh sách hồ sơ, tài liệu không được phê duyệt vào lưu trữ lịch sử.

b) Thống nhất ký các biên bản.

c) Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước.

d) Lập hồ sơ quá trình thu nộp hồ sơ, tài liệu.