Chương 3 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành

1. Bảo đảm không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được chuyển đổi.

2. Bảo đảm thông tin trong tài liệu lưu trữ chuyển đổi phải đầy đủ, chính xác như thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc được chuyển đổi.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số gốc quy định loại giấy in, chế độ in, mực in phù hợp với mục đích, yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số dạng văn bản, ảnh, ghi âm, phim âm bản sang tài liệu lưu trữ giấy thực hiện theo quy định tại Điều 14, Điều 15, Điều 16 Thông tư này.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số khác khoản 4 Điều này sang tài liệu lưu trữ giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

1. Khổ giấy: theo thực tế khổ của tài liệu số đã căn chỉnh trong Hệ thống.

2. Tỷ lệ in: 100%, trường hợp phóng to, thu nhỏ phải bảo đảm tỷ lệ tương ứng với tài liệu lưu trữ gốc và bảo đảm thông tin rõ ràng, chính xác của tài liệu chuyển đổi so với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Các thành phần thể thức của tài liệu lưu trữ chuyển đổi

4. Vị trí trình bày các yếu tố thể thức: sau phần nội dung tại trang cuối của tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

5. Mẫu trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng văn bản quy định tại Mục 1 Phụ lục VI Thông tư này.

1. Khổ giấy: theo thực tế khổ của tài liệu lưu trữ ảnh gốc.

2. Tỷ lệ in: 100%, trường hợp phóng to, thu nhỏ phải bảo đảm tỷ lệ tương ứng với tài liệu lưu trữ gốc và bảo đảm thông tin rõ ràng, chính xác của tài liệu chuyển đổi so với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Các thành phần thể thức của tài liệu chuyển đổi theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư này và được trình bày mặt sau trang tài liệu chuyển đổi.

4. Mẫu trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng ảnh, phim âm bản quy định tại Mục 1 Phụ lục VI Thông tư này.

1. Khổ giấy: A4, cỡ chữ 13 - 14, phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, màu đen.

2. Phương thức chuyển đổi: sử dụng phần mềm chuyển đổi thông tin từ dạng ghi âm sang dạng chữ hoặc đánh máy nội dung tài liệu ghi âm, bảo đảm nội dung chính xác, sau đó in ra giấy.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số gốc quy định loại giấy in, chế độ in, mực in phù hợp với mục đích, yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

4. Các thành phần thể thức của tài liệu chuyển đổi và vị trí trình bày theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 14 Thông tư này.

5. Mẫu trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng ghi âm quy định tại Mục 2 Phụ lục VI Thông tư này.