Chương 6 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành

1. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số được thực hiện trên cổng thông tin điện tử hoặc Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

2. Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao cung cấp cho người sử dụng (người dùng) bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

3. Bản dành cho người sử dụng của tài liệu lưu trữ số được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số, theo định dạng gói tin sử dụng (DIP) để cung cấp cho người dùng theo mục đích sử dụng.

4. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số của người dùng được thực hiện sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống bởi cơ quan, tổ chức quản lý Hệ thống.

5. Đối với tài liệu lưu trữ giấy hoặc tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác đã có dữ liệu chủ trong Hệ thống nhưng chưa được số hóa, thủ tục đăng ký, tiếp nhận, xét duyệt yêu cầu đọc, cấp bản sao được thực hiện trên Hệ thống.

1. Tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành được sử dụng để đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức và nhu cầu thông tin của công dân theo quy định của pháp luật về lưu trữ và tiếp cận thông tin.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành phục vụ hoạt động nội bộ của cơ quan, tổ chức .

3. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành phục vụ nhu cầu của công dân thực hiện theo quy định tại Mục 2, Mục 3 và Mục 4 Chương VI Thông tư này.

1. Thủ tục thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại Mục 2, Mục 3 và Mục 4 Chương VI Thông tư này.

1. Cách thức tra tìm tài liệu lưu trữ số trong Hệ thống.

2. Đăng ký tài khoản

3. Người dùng lựa chọn những hồ sơ, tài liệu cần đọc và gửi yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ.

4. Hệ thống hiển thị thông tin tổng quan về yêu cầu đọc của người dùng, yêu cầu người dùng nhập mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ.

5. Người dùng nhập mục đích sử dụng tài liệu, cung cấp bằng chứng trong trường hợp đặc biệt hoặc được ưu tiên, rà soát thông tin về yêu cầu đọc và gửi yêu cầu đọc trên Hệ thống.

1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt

3. Người dùng

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

1. Được nhân bản từ tài liệu lưu trữ gốc.

2. Không kiểm tra được các yếu tố xác thực số đối với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Tên cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử được hiển thị tại lề dưới, chính giữa các trang tài liệu; chèn vào tài liệu ghi hình; ghi chú trước hoặc sau tài liệu ghi âm.

4. Không cho phép người dùng tải tài liệu.

5. Hệ thống tự động xóa sau 05 ngày kể từ ngày hết hạn đọc tài liệu của người dùng.

1. Người dùng lựa chọn tài liệu cần nhận bản sao và gửi yêu cầu cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

2. Hệ thống hiển thị thông tin tổng quan về yêu cầu cấp bản sao, mục đích sử dụng tài liệu, hình thức nhận bản sao (định dạng số hoặc định dạng giấy), loại bản sao (không có xác thực hoặc có xác thực).

3. Người dùng có thể nhận bản sao định dạng số thông qua tài khoản trong Hệ thống, thư điện tử hoặc nhận bản sao định dạng giấy tại cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử hoặc tại địa chỉ cụ thể.

1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt

3. Người dùng

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

1. Được nhân bản từ tài liệu lưu trữ gốc, bảo đảm định dạng phù hợp với định dạng của tài liệu lưu trữ gốc.

2. Không kiểm tra được các yếu tố xác thực số đối với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Tên cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử được hiển thị tại lề dưới, chính giữa các trang tài liệu; chèn vào tài liệu ghi hình; ghi chú trước hoặc sau tài liệu ghi âm.

4. Hiển thị chữ “BẢN SAO” tại góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu, được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Quy định này không áp dụng đối với bản sao từ tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

5. Cho phép người dùng tải tài liệu từ tài khoản được cấp trong Hệ thống hoặc gửi cho người dùng qua địa chỉ thư điện tử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt.

6. Hệ thống tự động xóa sau 05 ngày kể từ ngày hết hạn tải tài liệu.

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày của bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực như bản sao tài liệu lưu trữ số không có xác thực quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 40 Thông tư này và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử.

2. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử trên bản sao tài liệu lưu trữ số văn bản, tài liệu ảnh thể hiện bằng thông tin là chữ “BẢN SAO” như quy định tại khoản 4 Điều 40 Thông tư này.

3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử trên bản sao tài liệu ghi âm hoặc video đáp ứng quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ.

1. Được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số và bảo đảm các yếu tố xác thực đối với tài liệu lưu trữ gốc.

2. Được gán trong tệp tin văn bản xác thực của lưu trữ lịch sử định dạng .pdf/a, gồm các thông tin:

3. Được đóng gói theo cấu trúc gói tin DIP quy định tại Phụ lục V Thông tư này.

1. Được in ra từ tài liệu lưu trữ số.

2. Thể thức, kỹ thuật trình bày thực hiện theo quy định về cấp bản sao tài liệu lưu trữ giấy của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

1. Cung cấp Danh mục tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

2. Cung cấp thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số

3. Cung cấp thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

4. Tùy thuộc vào năng lực xử lý của Hệ thống, người đứng đầu cơ quan quản lý Hệ thống quyết định số lượng hồ sơ, tài liệu cung cấp đối với từng hình thức quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này cho một lần yêu cầu.

5. Thẩm quyền cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số được thực hiện theo thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ.

1. Người dùng truy cập vào Hệ thống, tạo lập tài khoản và chọn hình thức quy định tại Điều 44 Thông tư này.

2. Người dùng tạo và gửi yêu cầu trên Hệ thống.

3. Hệ thống yêu cầu người dùng khai báo mục đích sử dụng.

4. Người dùng khai báo và xác nhận phương thức nhận kết quả bản số thông qua tài khoản trong Hệ thống, thư điện tử hoặc bản giấy tại lưu trữ lịch sử hoặc tại địa chỉ cụ thể.

1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân xét duyệt

3. Người dùng

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

5. Thời gian tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu không quá 06 ngày làm việc kể từ ngày Hệ thống tiếp nhận yêu cầu.

1. Kết quả được kết xuất từ Hệ thống theo hình thức quy định tại Điều 44 Thông tư này.

2. Rà soát kết quả, biên tập kết quả.

3. Phê duyệt kết quả.

4. Trả kết quả cho người dùng.