Chương 5 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành

1. Tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật cùng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

2. Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

3. Thiết bị, phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quản lý và bảo quản an toàn theo quy định về Kho lưu trữ số.

4. Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật, chia sẻ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

1. Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập, việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

2. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số với kiểm tra, sao lưu, phục hồi với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

3. Tài liệu lưu trữ số được kiểm tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

4. Quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số được thực hiện đồng bộ với quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

5. Hạ tầng kỹ thuật, phần mềm bảo quản tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định về Kho lưu trữ số.

1. Hằng năm cơ quan, tổ chức phải lập kế hoạch kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

2. Định kỳ và trong thời hạn 03 năm, cơ quan, tổ chức phải bảo đảm kiểm tra toàn bộ tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý.

3. Nội dung kiểm tra

4. Kiểm tra tài liệu lưu trữ số được thực hiện như sau:

1. Thời gian và phương thức sao lưu

2. Hệ thống sao lưu cần được kiểm tra định kỳ mỗi quý và phải báo cáo cơ quan quản lý để dự báo tình huống, kịp thời xử lý các sự cố và có giải pháp khắc phục hư hỏng.

3. Thực hiện việc sao lưu định kỳ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau

4. Chuyển đổi phương tiện lưu trữ

Tài liệu lưu trữ số phải được chuyển đổi phương tiện lưu trữ trong thời hạn ngắn hơn ít nhất 01 năm so với thời hạn độ bền của phương tiện lưu trữ hoặc theo khuyến cáo của nhà sản xuất phương tiện lưu trữ.

1. Khi có sự cố tin học, cơ quan, tổ chức cần xác định nguyên nhân xảy ra sự cố do lỗi phần cứng hoặc lỗi phần mềm để tìm giải pháp khắc phục.

2. Thực hiện cách ly tài liệu lưu trữ số với nguồn gây hỏng dữ liệu, khắc phục sự cố phần cứng, chặn tấn công xâm nhập mạng, tắt tiến trình phần mềm bảo đảm hệ thống vận hành bình thường.

3. Kiểm tra lỗi phần mềm đối với hệ điều hành, kiểm tra cơ sở dữ liệu Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số để xác định các biện pháp phục hồi.

4. Khi đã xác định nguồn tài liệu lưu trữ số cần phục hồi, người được giao nhiệm vụ xử lý lấy tệp tin sao lưu gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố để tiến hành phục hồi.

5. Khi hệ thống hoạt động trở lại, người được giao xử lý sự cố thực hiện kiểm tra dữ liệu để bảo đảm dữ liệu sau khi phục hồi hoàn toàn đầy đủ, chính xác so với trước thời điểm xảy ra sự cố.

6. Lập biên bản xử lý sự cố và phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định tại Mục 4 Phụ lục VII Thông tư này.

7. Lập hồ sơ về xử lý sự cố và phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.