Mục 3 Chương 6 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành

1. Người dùng lựa chọn tài liệu cần nhận bản sao và gửi yêu cầu cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

2. Hệ thống hiển thị thông tin tổng quan về yêu cầu cấp bản sao, mục đích sử dụng tài liệu, hình thức nhận bản sao (định dạng số hoặc định dạng giấy), loại bản sao (không có xác thực hoặc có xác thực).

3. Người dùng có thể nhận bản sao định dạng số thông qua tài khoản trong Hệ thống, thư điện tử hoặc nhận bản sao định dạng giấy tại cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử hoặc tại địa chỉ cụ thể.

1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt

3. Người dùng

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

1. Được nhân bản từ tài liệu lưu trữ gốc, bảo đảm định dạng phù hợp với định dạng của tài liệu lưu trữ gốc.

2. Không kiểm tra được các yếu tố xác thực số đối với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Tên cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử được hiển thị tại lề dưới, chính giữa các trang tài liệu; chèn vào tài liệu ghi hình; ghi chú trước hoặc sau tài liệu ghi âm.

4. Hiển thị chữ “BẢN SAO” tại góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu, được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Quy định này không áp dụng đối với bản sao từ tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

5. Cho phép người dùng tải tài liệu từ tài khoản được cấp trong Hệ thống hoặc gửi cho người dùng qua địa chỉ thư điện tử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt.

6. Hệ thống tự động xóa sau 05 ngày kể từ ngày hết hạn tải tài liệu.

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày của bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực như bản sao tài liệu lưu trữ số không có xác thực quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 40 Thông tư này và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử.

2. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử trên bản sao tài liệu lưu trữ số văn bản, tài liệu ảnh thể hiện bằng thông tin là chữ “BẢN SAO” như quy định tại khoản 4 Điều 40 Thông tư này.

3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử trên bản sao tài liệu ghi âm hoặc video đáp ứng quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ.

1. Được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số và bảo đảm các yếu tố xác thực đối với tài liệu lưu trữ gốc.

2. Được gán trong tệp tin văn bản xác thực của lưu trữ lịch sử định dạng .pdf/a, gồm các thông tin:

3. Được đóng gói theo cấu trúc gói tin DIP quy định tại Phụ lục V Thông tư này.

1. Được in ra từ tài liệu lưu trữ số.

2. Thể thức, kỹ thuật trình bày thực hiện theo quy định về cấp bản sao tài liệu lưu trữ giấy của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.