Chương 7 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành

1. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị là tập hợp một số thông tin cơ bản về hồ sơ, tài liệu trùng lặp và hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ trong Hệ thống.

2. Trường hợp Hệ thống phát hiện hồ sơ, tài liệu trùng lặp, Hệ thống tự động đưa hồ sơ, tài liệu trùng lặp vào Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, chuyển trạng thái những hồ sơ, tài liệu này thành “Xem xét hủy” và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.

3. Định kỳ hằng năm, Hệ thống tự động thông báo hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ và đưa vào Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, chuyển trạng thái “Xem xét hủy” trong Hệ thống và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.

4. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị

5. Trường hợp hồ sơ, tài liệu trong Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị được kết xuất từ Hệ thống có tài liệu giấy hoặc tài liệu trên vật mang tin khác, cơ quan, tổ chức phải ghi chú vào Danh mục.

1. Lưu trữ hiện hành rà soát Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống, thực hiện thủ tục thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

2. Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị làm việc trong Hệ thống

3. Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị và thời gian thẩm định tài liệu lưu trữ số hết giá trị thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

4. Cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định tài liệu lưu trữ số hết giá trị thông qua Hệ thống hoặc bằng văn bản hành chính.

5. Cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thiết lập tài khoản và cấp quyền để đại diện cơ quan thẩm định truy cập vào Hệ thống, thực hiện các thao tác nhập ý kiến thẩm định trong Hệ thống và kết xuất kết quả thẩm định từ Hệ thống.

6. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.

7. Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống

8. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.

1. Lưu trữ lịch sử rà soát Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống, trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định trong Hệ thống hoặc bằng văn bản hành chính.

2. Công chức được giao nhiệm vụ thẩm định truy cập vào Hệ thống, thực hiện các thao tác nhập ý kiến thẩm định trong Hệ thống và kết xuất kết quả thẩm định từ Hệ thống, thực hiện thủ tục báo cáo người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

3. Hủy tài liệu hết giá trị trong Hệ thống