Mục 2 Chương 4 Nghị định 113/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Lưu trữ

a) Phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ số theo phương án phân loại.

b) Xác định và phân loại hồ sơ, tài liệu theo mức độ sử dụng.

c) Cung cấp khả năng quản lý dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ, khối phông, sưu tập lưu trữ.

d) Nhận biết, xác định và cung cấp định danh cho hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ, khối phông, sưu tập lưu trữ, dữ liệu trong Kho lưu trữ số.

đ) Cho phép di chuyển hồ sơ, tài liệu giữa các danh mục trong quá trình phân loại.

a) Xác định và xác định lại thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu trong Kho lưu trữ số.

b) Đánh giá tuổi thọ của các tệp tin trên cơ sở tuổi thọ của thiết bị lưu trữ.

c) Đánh giá tuổi thọ của thiết bị lưu trữ đang sử dụng trong Kho lưu trữ số theo hao phí thời gian sử dụng.

d) Di chuyển dữ liệu giữa các thiết bị trong Kho lưu trữ số bảo đảm không xâm phạm tính toàn vẹn của dữ liệu.

đ) Bảo đảm tính xác thực của tài liệu lưu trữ số, dữ liệu số trong thời gian lưu trữ tại Kho lưu trữ số.

e) Bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số, hồ sơ số, dữ liệu số trong thời gian lưu trữ tại Kho lưu trữ số.

g) Bảo đảm khả năng truy cập, xem, đọc, tải, in ấn tài liệu lưu trữ số, dữ liệu số theo thời hạn lưu trữ.

h) Tự động nhận biết và thông báo hồ sơ, tài liệu đến hạn thu nộp hoặc hết thời hạn lưu trữ.

i) Đánh giá lại hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

k) Hỗ trợ thực hiện lệnh vô hiệu hóa, sửa, xóa, cập nhật dữ liệu, tài liệu trong quá trình bảo quản.

a) Quản lý quyền truy cập và sử dụng hồ sơ, tài liệu, dữ liệu.

b) Tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ theo từ khóa xuất hiện trên các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu; trong nội dung tài liệu, dữ liệu hoặc tìm kiếm tài liệu theo ngữ nghĩa của từ khóa.

c) Xác định và phân biệt các đối tượng độc giả khác nhau (trong nước, nước ngoài, nội bộ, bên ngoài).

d) Xác định và phân loại nhu cầu khai thác của các đối tượng độc giả kết hợp với mức độ sử dụng của hồ sơ, tài liệu, dữ liệu được yêu cầu sử dụng.

đ) Cho phép người sử dụng và độc giả xuất kết quả tìm kiếm theo yêu cầu và theo định dạng quy định.

e) Phân cấp, phân quyền quản lý an ninh đối với từng hồ sơ, tài liệu, dữ liệu.

g) Thực hiện các yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ số 24/7.

h) Thông báo cho độc giả trạng thái xử lý yêu cầu sử dụng tài liệu.

i) Cung cấp thông tin xác thực tài liệu lưu trữ số; thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số; thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

a) Hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ công bố tài liệu lưu trữ số.

b) Hỗ trợ việc tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ số.

c) Liên kết giữa việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ trên Hệ thống với các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số.

d) Khoanh vùng đối tượng người truy cập vào xem tài liệu được công bố, trưng bày, triển lãm trong Hệ thống.

đ) Hỗ trợ cung cấp thông tin đa ngôn ngữ (nếu có).

a) Kết nối, liên thông với hệ thống thông tin khác để tích hợp, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định.

b) Kết nối liên tục giữa hồ sơ, tài liệu và dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu.

c) Xác định hồ sơ gốc và các hồ sơ liên quan đối với trường hợp một tệp tin tài liệu là thành phần của nhiều hồ sơ.

d) Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ độc lập.

đ) Cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, bộ, ngành, địa phương, quốc gia theo thẩm quyền và trách nhiệm.

e) Kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ với các hệ thống khác trong và ngoài Kho lưu trữ số.

g) Xuất được các báo cáo thống kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của người dùng.

h) Lưu vết đầy đủ trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số các thông tin về lịch sử giao dịch, bảo quản, truy cập và sử dụng, bảo vệ, chuyển đổi, giao nhận, xác thực của hồ sơ, tài liệu, dữ liệu số.

i) Xuất ra dạng văn bản đối với các thông tin quy định tại điểm h khoản này.

a) Thực hiện quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu.

b) Kiểm soát quyền của quản trị viên phụ trách việc sao lưu và phục hồi dữ liệu.

c) Bảo đảm tính nguyên vẹn của dữ liệu, tài liệu gốc và dữ liệu, tài liệu được sao lưu trong quá trình sao lưu.

d) Không cho phép vô hiệu hóa, sửa, xóa dữ liệu trong quá trình sao lưu.

đ) Hỗ trợ thực hiện lệnh vô hiệu hóa, sửa, xóa dữ liệu trong Hệ thống.

e) Báo cáo sao lưu được thực hiện tự động theo định kỳ.

g) Báo cáo kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu được tự động thực hiện theo định kỳ.

h) Lưu lịch sử sao lưu và phục hồi dữ liệu.

a) Thông báo với bộ phận quản trị khi xảy ra sự cố.

b) Lưu lại thông báo sự cố và lịch sử xử lý sự cố.

c) Lưu lại nguyên nhân sự cố.

d) Lưu hồ sơ khắc phục sự cố.

đ) Hỗ trợ việc di chuyển hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đến Kho lưu trữ khác.

e) Lưu lại lịch sử di chuyển của hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đến Kho lưu trữ khác.

g) Trường hợp di chuyển thất bại, Hệ thống có chức năng lưu lại nguyên nhân thất bại.

h) Phục hồi các hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được chuyển đến Kho lưu trữ khác trong ít nhất 03 tháng.

i) Lưu hồ sơ lịch sử truy hồi hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

k) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, dữ liệu theo yêu cầu.

a) Nhận diện và xác thực người dùng khi đăng ký, đăng nhập (nội bộ, bên ngoài, đơn vị thu nộp, đơn vị tích hợp, khách hàng dịch vụ, độc giả...).

b) Lưu hồ sơ người dùng (tên, ngày đăng ký, thông tin cá nhân để xác thực, lịch sử truy cập và sử dụng...).

c) Phân quyền và trao quyền cho người dùng theo quy chế quản lý người dùng của Kho lưu trữ số.

d) Kiểm soát quyền của người dùng.

đ) Xác định các loại hình tài liệu, hình thức sử dụng tài liệu và dịch vụ đối với từng người dùng.

a) Xác định rõ vai trò và thẩm quyền của người quản trị.

b) Xác định rõ quyền truy cập vào hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện, danh mục tài liệu mật.

c) Cảnh báo ở mức hệ thống điều hành và ngăn chặn việc truy cập trái phép, vượt thẩm quyền của người quản trị.

d) Ghi lại toàn bộ lịch sử hoạt động của từng quản trị viên trong Hệ thống, kể cả những truy cập bị cảnh báo và ngăn chặn.

a) Có hệ thống phát hiện và ngăn chặn sự xâm nhập.

b) Kết nối với các hệ thống nhận dạng khác.

c) Người truy cập vào hệ thống bảo mật được nhận dạng và xác thực bằng các hình thức: mật khẩu, mã xác thực, sinh trắc học hoặc đăng nhập qua tài khoản định danh, xác thực điện tử.

d) Có khả năng kiểm soát việc truy cập vào hệ thống bảo mật, hệ thống điều khiển, hệ thống nhận diện sự xâm nhập và hệ thống giám sát.

đ) Ghi lại toàn bộ lịch sử truy cập vào hệ thống bảo mật.

a) Xác nhận các nhân tố cơ bản của gói tin: quy cách đóng gói, yêu cầu mã hóa, yêu cầu cấp chứng nhận, yêu cầu ký số, tính chất gốc (bản gốc, sao, phiên bản), tính chất mật, tính chất duy nhất.

b) Xác định đơn vị và tài khoản giao nhận: thẩm quyền của từng tài khoản khi truy cập vào gói tin, thẩm quyền sử dụng thông tin trong gói tin.

c) Xác định mức độ bảo mật của gói tin trong quá trình gửi nhận và lưu trữ tại Kho Lưu trữ số.

d) Xác định mức độ toàn vẹn của gói tin trong quá trình giao nhận.

đ) Có giải pháp bảo đảm sự toàn vẹn của gói tin trong thời gian lưu trữ tại Kho lưu trữ số.

e) Xác định thỏa thuận giữa bên giao và bên nhận.

g) Lưu lịch sử giao, nhận.

a) Có quy trình giao, nhận tài liệu lưu trữ số.

b) Có khả năng cung cấp chứng nhận giao, nhận tài liệu lưu trữ số (biên bản giao, nhận tài liệu).

c) Có khả năng bảo mật quá trình giao, nhận tài liệu đối với dữ liệu chứa thông tin bí mật nhà nước và khi có yêu cầu.

d) Có chức năng chống chối bỏ quá trình giao, nhận tài liệu.

a) Có quy trình quản lý và kiểm soát việc di chuyển, tiếp nhận tài liệu trực tiếp, trực tuyến.

b) Có tính năng lưu vết và chống chối bỏ lịch sử quá trình di chuyển và tiếp nhận tài liệu.

c) Bảo mật thông tin dữ liệu trong quá trình di chuyển và tiếp nhận tài liệu.

d) Bảo mật thông tin của quá trình di chuyển và tiếp nhận tài liệu.

đ) Có biện pháp bảo mật các tin nhắn ngoại tuyến của quá trình di chuyển và tiếp nhận tài liệu.