Điều 18 Thông tư 27/2009/TT-BXD hướng dẫn quản lý chất lượng công trình xây dựng do Bộ Xây dựng ban hành

1. Hồ sơ hoàn thành công trình bao gồm các tài liệu có liên quan tới đầu tư và xây dựng công trình từ chủ trương đầu tư; dự án đầu tư xây dựng hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng (trường hợp chỉ phải lập báo cáo kinh tế -kỹ thuật xây dựng); khảo sát xây dựng; thiết kế xây dựng công trình đến thi công xây dựng công trình; nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn xây dựng, hạng mục công trình, công trình xây dựng.

Danh mục, quy cách hồ sơ hoàn thành công trình được hướng dẫn tại Phụ lục 7 của Thông tư này.

Chủ đầu tư chịu trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình. Số lượng hồ sơ hoàn thành công trình do chủ đầu tư quyết định trên cơ sở thỏa thuận với các nhà thầu và các bên có liên quan.

2. Hồ sơ hoàn thành công trình phải được lập đầy đủ trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành. Hồ sơ hoàn thành công trình có thể được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) trong dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) đó.

3. Chủ đầu tư có trách nhiệm nộp lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình theo quy định. Riêng hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công và các tài liệu có liên quan tới vận hành, khai thác, bảo trì, nâng cấp, cải tạo, sửa chữa công trình sau này phải được lưu trữ hết tuổi thọ công trình hoặc vĩnh viễn theo quy định. Trường hợp chủ quản lý, chủ sử dụng công trình không phải là chủ đầu tư thì chủ quản lý, chủ sử dụng công trình có trách nhiệm lưu trữ các tài liệu nêu trên theo quy định.

4. Các nhà thầu có trách nhiệm lưu trữ các tài liệu liên quan tới các phần việc do mình thực hiện với thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.