Nghị định 31/CP được ban hành năm 1996 bởi Chính phủ nhằm quy định chi tiết về tổ chức và hoạt động của Công chứng nhà nước. Đây là văn bản pháp lý quan trọng đặt nền móng cho hoạt động công chứng, chứng thực tại Việt Nam, góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức, đồng thời phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với các tổ chức công chứng nhà nước, Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện chức năng chứng thực, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện nhiệm vụ công chứng, cùng toàn bộ công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội trong và ngoài nước có nhu cầu thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giấy tờ theo quy định của pháp luật.

Nguyên tắc hoạt động và giá trị pháp lý của công chứng

• Định nghĩa công chứng: Là việc chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và tổ chức.
• Giá trị pháp lý: Các hợp đồng, giấy tờ đã được Công chứng nhà nước chứng nhận hoặc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp có thẩm quyền chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị Tòa án nhân dân tuyên bố vô hiệu.
• Nguyên tắc thực hiện: Công chứng viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định này, các quy định pháp luật liên quan và điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc ký kết.
• Ngôn ngữ sử dụng: Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng bắt buộc là tiếng Việt. Người nước ngoài không thông thạo tiếng Việt phải có người phiên dịch đi kèm.
• Nghĩa vụ bảo mật: Công chứng viên và nhân viên Phòng Công chứng phải làm việc công minh, đúng pháp luật, có trách nhiệm giữ bí mật tuyệt đối về nội dung công chứng và thông tin của người yêu cầu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Quy định chung về thủ tục và lệ phí công chứng

• Địa điểm công chứng: Người yêu cầu có thể thực hiện công chứng tại bất kỳ Phòng Công chứng nào (trừ trường hợp pháp luật quy định địa điểm cụ thể). Việc công chứng được thực hiện tại trụ sở, trừ khi người yêu cầu có lý do chính đáng không thể đến trụ sở hoặc do luật định.
• Điều kiện đối với người yêu cầu: Phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định và xuất trình đầy đủ các giấy tờ, tài liệu hợp pháp liên quan.
• Hình thức văn bản: Nội dung công chứng phải rõ ràng, theo mẫu thống nhất của Bộ Tư pháp, được công chứng viên ký, đóng dấu và ghi vào sổ công chứng.
• Lệ phí công chứng: Người yêu cầu phải nộp lệ phí sau khi việc công chứng hoàn thành. Mức thu và phương thức quản lý do Bộ Tài chính phối hợp với Bộ Tư pháp quy định.

Hệ thống quản lý nhà nước về công chứng

• Chính phủ: Thống nhất quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên phạm vi cả nước.
• Bộ Tư pháp: Chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước với các nhiệm vụ: trình ban hành hoặc ban hành văn bản hướng dẫn; chỉ đạo nghiệp vụ; bổ nhiệm công chứng viên và cấp thẻ; đào tạo nghiệp vụ; ban hành mẫu văn bản, sổ sách; thanh tra, kiểm tra và hợp tác quốc tế.
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Quyết định thành lập Phòng Công chứng nhà nước thuộc Sở Tư pháp; bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phòng Công chứng; quyết định biên chế và bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động công chứng tại địa phương.
• Sở Tư pháp: Tham mưu cho UBND cấp tỉnh về việc thành lập Phòng Công chứng, bổ nhiệm Trưởng phòng; trực tiếp bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Trưởng phòng; quản lý, kiểm tra hoạt động của Phòng Công chứng; giải quyết khiếu nại và báo cáo định kỳ cho Bộ Tư pháp và UBND cấp tỉnh.

Tổ chức và nhân sự của Phòng Công chứng nhà nước

• Địa vị pháp lý: Phòng Công chứng nhà nước thuộc Sở Tư pháp có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.
• Cơ cấu nhân sự: Gồm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng (được bổ nhiệm trong số các công chứng viên), các công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ khác.
• Tiêu chuẩn Công chứng viên: Là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, khách quan; tốt nghiệp Đại học Luật; có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên; đã hoàn thành lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng. Công chứng viên phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác hoặc hành nghề tự do.

Thẩm quyền của Phòng Công chứng và các cơ quan chứng thực

• Thẩm quyền của Phòng Công chứng nhà nước: Chứng nhận các hợp đồng kinh tế, hợp đồng bán đấu giá bất động sản, hợp đồng gửi giữ tài sản, hợp đồng dân sự có yếu tố nước ngoài; chứng nhận biên bản của Hội đồng định giá tài sản bằng hiện vật của doanh nghiệp tư nhân; chứng nhận kháng nghị hàng hải; chứng nhận bản dịch các văn bản, giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại; chứng nhận các việc khác theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu của đương sự.
• Thẩm quyền của UBND cấp huyện: Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ (trừ các việc thuộc thẩm quyền của Phòng Công chứng). Người thực hiện chứng thực là Phó Chủ tịch thường trực hoặc Chánh Văn phòng UBND cấp huyện, có sự trợ giúp nghiệp vụ của Phòng Tư pháp.
• Thẩm quyền của UBND cấp xã: Chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác theo quy định của pháp luật.
• Thẩm quyền của Cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài: Thực hiện công chứng, chứng thực các yêu cầu của công dân, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài. Các văn bản này có giá trị pháp lý như văn bản công chứng trong nước.

Nhiệm vụ, quyền hạn và các trường hợp cấm đối với Công chứng viên

• Nhiệm vụ: Phổ biến thủ tục cho đương sự; tiếp nhận và kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ; trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật; giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và ý nghĩa pháp lý cho đương sự.
• Quyền hạn: Yêu cầu đương sự cung cấp đủ giấy tờ; yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định hoặc tư vấn khi cần thiết; từ chối thực hiện công chứng nếu vi phạm điều cấm.
• Các trường hợp không được công chứng: Việc yêu cầu không thuộc phạm vi hoạt động công chứng; yêu cầu trái pháp luật; việc liên quan trực tiếp đến bản thân công chứng viên hoặc người thân trong gia đình (vợ, chồng, cha mẹ, con cái, anh chị em ruột, ông bà, cháu nội ngoại...).

Thủ tục công chứng một số loại việc điển hình

• Công chứng hợp đồng về tài sản, bất động sản: Việc chứng nhận hợp đồng chuyển quyền sở hữu phải thực hiện trước khi sang tên trước bạ. Đối với bất động sản, việc công chứng phải được thực hiện tại Phòng Công chứng hoặc UBND cấp huyện nơi có bất động sản. Đương sự bắt buộc phải xuất trình CMND và giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản.
• Công chứng văn bản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh: Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, việc công chứng được thực hiện tại Phòng Công chứng nơi đăng ký tài sản đó.
• Công chứng di chúc: Phải do chính người lập di chúc yêu cầu trực tiếp, không thông qua người đại diện. Công chứng viên ghi chép lại lời tuyên bố của người lập di chúc; người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ sau khi xác nhận nội dung chính xác. Trường hợp lập di chúc tại chỗ ở phải có ít nhất hai người làm chứng. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ di chúc đã công chứng phải được thực hiện bằng cách công chứng lại.
• Lưu giữ và công bố di chúc: Người lập di chúc có thể gửi giữ di chúc tại Phòng Công chứng. Khi mở thừa kế, công chứng viên là người công bố di chúc, lập biên bản và gửi bản sao có chứng nhận đến những người liên quan.
• Chứng nhận biên bản định giá tài sản của doanh nghiệp tư nhân: Chỉ thực hiện khi chủ doanh nghiệp có yêu cầu và xuất trình giấy chứng nhận sở hữu tài sản. Hội đồng định giá do Chủ tịch UBND cấp tỉnh thành lập, Phòng Công chứng không tham gia vào thành phần hội đồng này.
• Chứng nhận bản dịch giấy tờ: Việc dịch thuật phải do người có trình độ đại học ngoại ngữ hoặc đại học luật thông thạo ngoại ngữ thực hiện. Người dịch phải ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch, công chứng viên thực hiện chứng nhận chữ ký của người dịch.
• Chứng nhận kháng nghị hàng hải: Công chứng viên tiếp nhận bản kháng nghị do thuyền trưởng lập, có quyền hỏi thêm nhân chứng (thuộc ban chỉ huy hoặc thủy thủ đoàn) và yêu cầu giám định chuyên môn nếu cần thiết trước khi chứng nhận.

Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm

• Quyền khiếu nại, tố cáo: Công dân, tổ chức có quyền khiếu nại với Trưởng phòng Công chứng về việc từ chối công chứng hoặc nội dung công chứng đã thực hiện; có quyền tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng. Việc giải quyết được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
• Xử lý vi phạm: Người có hành vi vi phạm pháp luật khi thi hành nhiệm vụ công chứng sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ vi phạm; nếu gây thiệt hại vật chất thì phải bồi thường theo quy định.

Hiệu lực thi hành

Nghị định 31/CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế hoàn toàn Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước. Bộ trưởng Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm hướng dẫn thi hành chi tiết Nghị định này.