Nghị định 137/2015/NĐ-CP do Chính phủ ban hành quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căn cước công dân. Văn bản này tập trung vào các quy định liên quan đến việc xây dựng, thu thập, cập nhật, chỉnh sửa, kết nối, chia sẻ và khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; cấu trúc, trình tự cấp và hủy số định danh cá nhân; sao lưu, phục hồi dữ liệu; cùng các biện pháp quản lý thẻ Căn cước công dân trên phạm vi cả nước.

Phạm vi điều chỉnh và Đối tượng áp dụng

Nghị định áp dụng đối với công dân Việt Nam và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và căn cước công dân. Phạm vi điều chỉnh bao gồm toàn bộ quy trình vận hành dữ liệu dân cư, cấp số định danh cá nhân, thu hồi, tạm giữ thẻ Căn cước công dân và phân định trách nhiệm của các cơ quan liên quan.

Xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được xác định là hệ cơ sở dữ liệu duy nhất, xây dựng tập trung tại Trung tâm Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thuộc Bộ Công an. Hệ thống này được kết nối thống nhất, đồng bộ từ Trung ương đến Công an cấp tỉnh, Công an cấp huyện và Công an cấp xã. Các hoạt động xây dựng bao gồm:

• Bố trí mặt bằng, xây dựng công trình và lắp đặt máy móc, thiết bị công nghệ.
• Thiết lập mạng viễn thông, mạng internet và mạng máy tính chuyên dùng của cơ sở dữ liệu.
• Tổ chức cơ sở dữ liệu, thu thập, chuẩn hóa và nhập dữ liệu dân cư.
• Lưu trữ, bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin tuyệt đối trong cơ sở dữ liệu.
• Đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, vận hành và tiến hành vận hành thử nghiệm, hiệu chỉnh hệ thống.

Nguồn thông tin và nguyên tắc thu thập, cập nhật dữ liệu dân cư

Thông tin về công dân được thu thập, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư từ các nguồn chính thống sau:

• Sổ sách quản lý về cư trú, tàng thư hồ sơ hộ khẩu, tàng thư căn cước công dân.
• Cơ sở dữ liệu về cư trú, Cơ sở dữ liệu căn cước công dân, Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
• Các cơ sở dữ liệu quốc gia khác và cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
• Thu thập trực tiếp từ công dân.

Việc thu thập phải bảo đảm thông tin được kiểm tra chính xác trước khi cập nhật. Trường hợp thông tin từ các nguồn không thống nhất, cơ quan có thẩm quyền phải kiểm tra tính pháp lý của thông tin trước khi cập nhật và chịu trách nhiệm về nội dung đó. Thứ tự ưu tiên thu thập được thực hiện từ sổ sách cư trú, tàng thư hộ khẩu, căn cước công dân; nếu chưa đầy đủ thì khai thác từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch; trường hợp cuối cùng mới thu thập từ công dân hoặc các cơ sở dữ liệu khác.

Phân công trách nhiệm thu thập và cập nhật thông tin

• Cơ quan đăng ký hộ tịch và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Có trách nhiệm cập nhật ngay thông tin hộ tịch phát sinh của công dân cho cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Bộ Công an: Tổ chức thu thập, cập nhật thông tin từ các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành khác.
• Công an cấp tỉnh: Xử lý, chuẩn hóa dữ liệu sẵn có tại địa phương và thu thập thông tin từ tàng thư căn cước công dân để cập nhật vào hệ thống.
• Công an cấp huyện: Thu thập, cập nhật thông tin từ sổ sách quản lý cư trú, tàng thư hồ sơ hộ khẩu, hộ tịch và trực tiếp từ công dân.
• Công an cấp xã: Thu thập dữ liệu dân cư trên địa bàn từ sổ sách cư trú, hộ tịch và từ công dân để chuyển cho Công an cấp huyện.
• Công dân, cơ quan, tổ chức: Có nghĩa vụ cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật.

Chỉnh sửa thông tin về công dân trong Cơ sở dữ liệu

Việc chỉnh sửa thông tin được thực hiện khi có sự thay đổi hoặc phát hiện sai sót trong quá trình thu thập, cập nhật, quản lý dữ liệu:

• Chỉ tiến hành chỉnh sửa khi có văn bản của người có thẩm quyền về việc thay đổi thông tin liên quan đến dữ liệu dân cư.
• Thủ trưởng các cơ quan Công an cấp huyện, cấp tỉnh và cơ quan quản lý dữ liệu Bộ Công an có trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý, tính chính xác của thông tin trước khi quyết định chỉnh sửa và chịu trách nhiệm về quyết định đó.

Kết nối, chia sẻ và khai thác thông tin dân cư

Nghị định quy định chi tiết về cơ chế phối hợp, kết nối và khai thác thông tin giữa các cơ quan, tổ chức:

• Điều kiện kết nối: Các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành khác được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi đáp ứng đủ hạ tầng thông tin và tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định.
• Thủ tục kết nối: Cơ quan đề nghị gửi văn bản nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, phạm vi và mục đích khai thác đến Bộ Công an. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, Bộ Công an quyết định việc kết nối. Trường hợp từ chối (do không rõ mục đích, làm lộ bí mật, truy cập trái phép, hủy hoại dữ liệu) phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.
• Hình thức khai thác: Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội khai thác qua kết nối mạng, cổng thông tin điện tử hoặc văn bản yêu cầu. Công dân khai thác thông tin của mình qua thủ tục hành chính, văn bản yêu cầu hoặc dịch vụ viễn thông. Các tổ chức, cá nhân khác phải có văn bản yêu cầu và được sự đồng ý của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu.
• Thẩm quyền cho phép khai thác: Giám đốc Công an cấp tỉnh, Trưởng Công an cấp huyện cho phép khai thác thông tin công dân cư trú tại địa phương. Thủ trưởng cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Bộ Công an cho phép khai thác trên phạm vi toàn quốc.

Trình tự, thủ tục cấp và hủy số định danh cá nhân

Số định danh cá nhân là mã số duy nhất cấp cho mỗi công dân để quản lý thông tin dân cư:

• Cấp khi đăng ký khai sinh: Cơ quan đăng ký hộ tịch chuyển các thông tin cơ bản của trẻ (họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi sinh, quê quán, dân tộc, quốc tịch, thông tin cha mẹ) cho cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cấp ngay số định danh cá nhân. Trường hợp chưa kết nối hệ thống, thông tin được chuyển qua mạng internet bảo mật bằng tài khoản được cấp.
• Cấp cho người đã đăng ký khai sinh, thường trú nhưng chưa có số định danh: Khi công dân làm thủ tục cấp thẻ Căn cước công dân, cơ quan quản lý căn cước thu thập thông tin dân cư và thông tin hộ gia đình (nơi thường trú, thông tin chủ hộ) chuyển Bộ Công an để cấp số định danh cá nhân.
• Hủy số định danh cá nhân: Khi phát hiện số định danh đã cấp có sai sót do lỗi nhập liệu, Thủ trưởng cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Bộ Công an ra quyết định hủy và cấp lại số định danh mới cho công dân. Cơ quan quản lý có trách nhiệm thông báo cho công dân và cơ quan hộ tịch liên quan để điều chỉnh giấy tờ, đồng thời cấp giấy xác nhận việc hủy, cấp lại số định danh nếu công dân có yêu cầu.

Hiệu lực thi hành và Trách nhiệm tổ chức thực hiện

Nghị định 137/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016 và thay thế hoàn toàn Nghị định số 90/2010/NĐ-CP ngày 18 tháng 8 năm 2010 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Bộ trưởng Bộ Công an chịu trách nhiệm quy định cụ thể về phân cấp giải quyết cấp, đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân; quy trình chỉnh sửa thông tin dân cư; quy định các mã số trong số định danh cá nhân và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.