1. Thông tư này quy định về lưu trữ số tài liệu, xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.

2. Thông tư này áp dụng đối với Công an các đơn vị, địa phương và cá nhân, tổ chức có liên quan đến lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.

1. Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các thông tin dưới dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số để quản lý, khai thác, sử dụng trên thiết bị điện tử. Các thông tin chuyển đổi sẽ được tổ chức lưu trữ thành dạng thức byte và bit. Số hóa tài liệu không làm thay đổi thông tin hay dữ liệu, mà chỉ chuyển đổi hình thức thể hiện lưu trữ từ dạng vật lý, thủ công sang dạng kỹ thuật số.

2. Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến là hoạt động lưu giữ tài liệu hình thành phổ biến dưới định dạng kỹ thuật số nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ.

3. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình chỉ đạo, theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo Bộ Công an, Công an các đơn vị, địa phương và các bộ ngành có liên quan.

4. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử thành hồ sơ điện tử.

5. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an là tập hợp dữ liệu của tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an, được sắp xếp, quản lý, tổ chức để truy cập, chia sẻ, khai thác và cập nhật thông qua phần mềm ứng dụng.

6. Nghiệp vụ lưu trữ số là việc số hóa, thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu, hủy tài liệu.

7. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (gọi tắt là Hệ thống) là hệ thống phần mềm của Kho Lưu trữ số được thiết lập nhằm thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và quản lý cơ sở tài liệu lưu trữ.

8. Kho lưu trữ số tài liệu là cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ số.

9. Bản sao tài liệu lưu trữ số là bản in, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ số.

1. Hoạt động lưu trữ số trong Công an nhân dân được thống nhất, quản lý, chỉ đạo, thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ công tác của Công an các đơn vị, địa phương.

3. Bảo đảm quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ số của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. Quản lý tài liệu lưu trữ số theo phông lưu trữ, dữ liệu chủ, bảo đảm tính khoa học, hệ thống và tính liên tục lịch sử của tài liệu lưu trữ.

5. Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo mật, toàn vẹn, lưu trữ lâu dài tài liệu và thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

6. Quản lý tài liệu lưu trữ số có nội dung thuộc bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và cơ yếu.

1. Tài liệu lưu trữ số là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, Ngành Công an qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.

2. Tài liệu lưu trữ số có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn để nghiên cứu, học tập phục vụ công tác bảo vệ an ninh quốc gia, bảo đảm trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng chống tội phạm.

1. Chuyển giao, cung cấp trái phép, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ số do cơ quan có thẩm quyền của Bộ Công an quản lý.

2. Cố ý làm hư hỏng, làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; hủy trái phép tài liệu lưu trữ số và dữ liệu của tài liệu lưu trữ.

3. Sử dụng tài liệu lưu trữ số để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, cộng đồng.

4. Lưu giữ, truyền đưa tài liệu lưu trữ số thuộc danh mục bí mật nhà nước trên đường truyền chưa được mã hóa cơ yếu.

1. Việc tạo lập tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

2. Thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

3. Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

4. Thể thức, kỹ thuật trình bày và cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa thực hiện theo quy định tại Điều 8 của Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

1. Văn phòng Bộ Công an là đơn vị xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Bộ Công an.

2. Công an đơn vị địa phương xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

3. Công an đơn vị, địa phương quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:

1. Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trên Hệ thống

Công an đơn vị, địa phương được cấp tài khoản truy cập Hệ thống (mỗi đơn vị được cấp 01 tài khoản) dùng để đăng ký nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ số.

2. Cấu trúc của hồ sơ nộp

3. Cấu trúc của tài liệu nộp

4. Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử.

Trước ngày 31/12 hằng năm, Công an đơn vị, địa phương có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc năm trước, có thời hạn lưu trữ từ 05 năm trở lên vào lưu trữ số hiện hành. Không nộp lưu hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong, các văn bản gửi để biết, để tham khảo vào lưu trữ số hiện hành.

Trước 31/12 hằng năm, lưu trữ số hiện hành tiến hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã kết thúc 20 năm vào lưu trữ số lịch sử. Lưu trữ số hiện hành ở các đơn vị trực thuộc Bộ nộp lưu hồ sơ, tài liệu về lưu trữ số lịch sử do Văn phòng Bộ quản lý. Lưu trữ số hiện hành ở Công an cấp tỉnh, cấp xã nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ số lịch sử của Công an cấp tỉnh.

5. Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương quy định quy trình thu, nộp hồ sơ, tài liệu số vào kho lưu trữ số hiện hành, kho lưu trữ số lịch sử bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật và phù hợp với thực tế Hệ thống của đơn vị mình.

1. Lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử tiếp nhận đăng ký hồ sơ đề nghị nộp (văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu và Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận) của đơn vị nộp, thực hiện các công việc sau:

2. Đồng ý thu hồ sơ, tài liệu

Lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử thống nhất với đơn vị nộp về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; yêu cầu cách thức nộp; thời gian nộp và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.

3. Từ chối thu hồ sơ, tài liệu

Lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử từ chối thu hồ sơ, tài liệu nếu hồ sơ, tài liệu thuộc một trong các trường hợp sau:

1. Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử tiếp nhận, lưu trữ trên Hệ thống bao gồm các thông tin sau:

2. Xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử trên Hệ thống

3. Hoàn thành việc thu nộp

1. Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

2. Sử dụng tài liệu lưu trữ số bằng phần mềm ứng dụng tại đơn vị.

3. Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

4. Bản dành cho người sử dụng được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số theo định dạng gói tin sử dụng (DIP) để cung cấp theo mục đích sử dụng.

5. Người sử dụng chỉ được thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống.

6. Tài liệu lưu trữ số tiếp cận có điều kiện

7. Thẩm quyền, quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số

1. Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương được thành lập lưu trữ số hiện hành, lưu trữ số lịch sử quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu số. Hội đồng xác định giá trị tài liệu số tự giải thể khi nhiệm vụ hoàn thành.

2. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu số

3. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu số

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu số hết giá trị: Thủ trưởng đơn vị thuộc Công an đơn vị, địa phương được thành lập lưu trữ số hiện hành, lưu trữ số lịch sử hoặc cấp phó được ủy quyền có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu số hết giá trị không chứa bí mật nhà nước thuộc phạm vi quản lý. Đối với Công an cấp xã, Trưởng Công an xã hoặc Phó trưởng Công an xã được ủy quyền có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu số hết giá trị, không chứa bí mật nhà nước thuộc phạm vi quản lý. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu số hết giá trị đối với tài liệu số có chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu số hết giá trị gồm:

3. Căn cứ Quyết định hủy tài liệu số hết giá trị của người có thẩm quyền, lưu trữ số hiện hành, lưu trữ số lịch sử thực hiện thao tác hủy tài liệu số hết giá trị trong Hệ thống.

4. Hệ thống lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu số hết giá trị: lưu lịch sử thực hiện và dữ liệu của quá trình hủy tài liệu.

5. Bảo đảm việc thực hiện đồng bộ, nhất quán việc hủy tài liệu số hết giá trị giữa Kho Lưu trữ số và các hệ thống khác.

1. Kho Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân gồm: Kho Lưu trữ số hiện hành và Kho Lưu trữ số lịch sử.

2. Kho Lưu trữ số trong Công an nhân dân được xây dựng, đặt tại trụ sở của Công an các đơn vị, địa phương (nếu đủ điều kiện) hoặc tại các Trung tâm dữ liệu của ngành Công an do Bộ trưởng Bộ Công an quyết định.

3. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của Kho Lưu trữ số trong Công an nhân dân thực hiện theo quy định tại các Điều 16, Điều 17, Điều 18, Điều 19, Điều 20, Điều 21, Điều 22 của Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

1. Yêu cầu của Kho Lưu trữ số trong Công an nhân dân được thực hiện theo quy định tại Điều 13 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP.

2. Bảo đảm kết nối, tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa các Kho Lưu trữ số trong Công an nhân dân. Hệ thống cần đáp ứng kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu lưu trữ số qua Trục tích hợp dữ liệu Bộ Công an (LGSP).

3. Quy mô của Kho Lưu trữ số trong Công an nhân dân thực hiện theo quy định tại Điều 14 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP.

1. Dữ liệu chủ của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an bảo đảm đồng nhất với dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử.

2. Dữ liệu chủ của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn lưu trữ, mức độ tiếp cận (chế độ sử dụng), ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, từ khóa, tổng số tài liệu trong hồ sơ, số lượng tờ (nếu có), số lượng trang, tình trạng vật lý (nếu có), ký hiệu thông tin (nếu có), mức độ tin cậy, mã hồ sơ gốc giấy (nếu có), chế độ lập bản sao dự phòng, tình trạng lập bản sao dự phòng, ghi chú.

3. Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu, mã lưu trữ tài liệu, thời hạn lưu trữ, tên loại tài liệu, số của tài liệu, ký hiệu của tài liệu, ngày tháng năm, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành, trích yếu nội dung, ngôn ngữ, số lượng trang, số lượng tờ (nếu có), ký hiệu thông tin, từ khóa, mức độ tiếp cận (chế độ sử dụng), mức độ tin cậy, bút tích (nếu có), tình trạng vật lý (nếu có), quy trình xử lý (nếu có), chế độ lập bản sao dự phòng, tình trạng lập bản sao dự phòng, ghi chú.

4. Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ phim/ảnh: mã lưu trữ tài liệu, thời hạn lưu trữ, phân loại (âm bản/ảnh), số lưu trữ (đặc thù), ký hiệu thông tin (nếu có), tên sự kiện, tiêu đề phim/ảnh, tác giả, địa điểm chụp, thời gian chụp, màu sắc, cỡ phim/ảnh, tài liệu đi kèm (nếu có), mức độ tiếp cận (chế độ sử dụng), tình trạng vật lý (nếu có), chế độ lập bản sao dự phòng, tình trạng lập bản sao dự phòng, ghi chú.

5. Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình có âm thanh: mã lưu trữ tài liệu, thời hạn lưu trữ, phân loại (âm thanh/video), số lưu trữ (đặc thù), ký hiệu thông tin (nếu có), tên sự kiện, tiêu đề phim/âm thanh, tác giả, địa điểm, thời gian, ngôn ngữ, thời lượng, tài liệu đi kèm (nếu có), mức độ tiếp cận (chế độ sử dụng), chất lượng, tình trạng vật lý (nếu có), chế độ lập bản sao dự phòng, tình trạng lập bản sao dự phòng, ghi chú.

1. Thành phần của dữ liệu và quản lý dữ liệu trong Kho Lưu trữ số thực hiện theo quy định tại Điều 23 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP.

2. Việc bảo trì, bảo dưỡng Kho Lưu trữ số thực hiện theo quy định tại Điều 24 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP.

3. Kiểm tra, báo cáo định kỳ

1. Khi có bất kỳ sự kiện nào gây ra gián đoạn, lỗi hoặc vấn đề trong hệ thống (sau đây gọi tắt là sự cố), Công an đơn vị, địa phương cần xác định nguyên nhân sự cố để tìm giải pháp khắc phục.

2. Việc xử lý sự cố và phục hồi tài liệu lưu trữ số được thực hiện theo quy định tại Điều 31 của Thông tư số 05/2025/TT-BNV và các quy định về ứng cứu sự cố mạng, sự cố an toàn thông tin của Bộ Công an.

1. Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu trong Thông tư này được sửa đổi, bổ sung, thay thế thì áp dụng theo văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi, bổ sung, thay thế đó.

2. Khi thực hiện sắp xếp, tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị được quy định tại Thông tư này được tiếp tục thực hiện bởi đơn vị tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đó.

1. Kinh phí phục vụ cho hoạt động lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

2. Công an các đơn vị, địa phương rà soát, tận dụng các trang thiết bị, phần mềm đã đầu tư hoặc đề xuất trang bị thiết bị, phần mềm mới phục vụ lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.

1. Văn phòng Bộ Công an có trách nhiệm:

2. Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số dùng chung tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân; chủ trì, phối hợp các đơn vị liên quan hướng dẫn Công an các đơn vị, địa phương trong việc thiết kế, xây dựng, lắp đặt Kho Lưu trữ số bảo đảm đúng quy định của pháp luật.

3. Cục Viễn thông và cơ yếu chủ trì, phối hợp các đơn vị liên quan cung cấp, lắp đặt đường truyền, các thiết bị bảo mật, chữ ký số cho Công an các đơn vị, địa phương bảo đảm đúng quy định.

4. Cục Kỹ thuật nghiệp vụ chủ trì, phối hợp các đơn vị liên quan kiểm tra an ninh, an toàn các thiết bị Kho Lưu trữ số của Công an các đơn vị, địa phương bảo đảm đúng quy định.

5. Công an các đơn vị, địa phương căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao thực hiện các nhiệm vụ liên quan lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân và phổ biến, quán triệt, triển khai thực hiện theo Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện Thông tư, nếu có khó khăn, vướng mắc, Công an các đơn vị, địa phương phản ánh về Bộ (qua Văn phòng Bộ) để được hướng dẫn, giải quyết./.