Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199-1:2018 về Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ quy định các yêu cầu kỹ thuật về cấu trúc và nội dung của các phần tử đặc tả dữ liệu (metadata) đối với các đối tượng tài liệu và hồ sơ trong quy trình lưu trữ. Tiêu chuẩn này đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa thông tin, bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập và quản lý hiệu quả hồ sơ, đặc biệt là trong môi trường lưu trữ điện tử.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Tiêu chuẩn này áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp và cá nhân có liên quan đến việc thiết kế, xây dựng, vận hành và quản lý các hệ thống lưu trữ hồ sơ tài liệu. Tiêu chuẩn cũng là cơ sở kỹ thuật để các nhà phát triển phần mềm, giải pháp công nghệ thông tin áp dụng nhằm xây dựng các hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đạt chuẩn.

Nội dung cốt lõi của tiêu chuẩn

1. Mục tiêu của tiêu chuẩn

• Thiết lập khung đặc tả dữ liệu thống nhất để mô tả đầy đủ các thuộc tính của đối tượng và hồ sơ trong suốt vòng đời lưu trữ.
• Đảm bảo khả năng trao đổi dữ liệu thông suốt giữa các hệ thống lưu trữ khác nhau, đồng thời duy trì giá trị pháp lý, lịch sử và tính xác thực của tài liệu lưu trữ theo thời gian.

2. Đặc tả dữ liệu về thời gian của hồ sơ

• Xác định cụ thể thời gian hoặc khoảng thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của một hồ sơ hoặc một tập hợp hồ sơ.
• Thông tin này là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định thời hạn bảo quản, thời điểm đóng hồ sơ và phục vụ công tác thống kê, tra cứu lịch sử.

3. Đặc tả dữ liệu về chủ đề và nội dung

• Xác định các từ khóa chủ đề nhằm mô tả tóm tắt, khái quát nội dung cốt lõi của hồ sơ hoặc tập hợp hồ sơ.
• Hỗ trợ tối đa cho việc phân loại, sắp xếp khoa học và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm thông tin trong hệ thống lưu trữ.

4. Đặc tả phạm vi không gian và thời gian có giá trị

• Xác định lĩnh vực hồ sơ có giá trị thông qua các thông tin về tên địa điểm, khu vực địa lý hoặc ranh giới hành chính liên quan trực tiếp đến hồ sơ.
• Xác định khoảng thời gian cụ thể mà hồ sơ đó có hiệu lực thi hành hoặc có giá trị sử dụng thực tế.

5. Đặc tả ngôn ngữ của hồ sơ

• Xác định rõ ngôn ngữ (nói hoặc viết) được thể hiện trong hồ sơ (ví dụ: tiếng Việt, tiếng Anh...).
• Giúp hệ thống nhận diện, phân loại và hỗ trợ người dùng trong việc khai thác, dịch thuật hoặc xử lý dữ liệu ngôn ngữ tự nhiên.

6. Đặc tả kiểu và hình thức của hồ sơ

• Xác định kiểu hồ sơ và hình thức hợp lý của nó (như văn bản hành chính, bản vẽ kỹ thuật, bản đồ, báo cáo tài chính, hình ảnh, âm thanh...).
• Giúp hệ thống định hình phương thức hiển thị và xử lý phù hợp với từng loại hình tài liệu.

7. Đặc tả định dạng và phương thức truyền dữ liệu

• Xác định phương thức truyền dữ liệu, định dạng tệp tin kỹ thuật số (format), mức độ chi tiết và hình dạng vật lý của hồ sơ hoặc tập hợp hồ sơ.
• Đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật về tính tương thích công nghệ, giúp hệ thống có thể đọc và tái hiện chính xác nội dung tài liệu trong tương lai.

8. Đặc tả mối quan hệ giữa các hồ sơ và quy trình

• Xác định và định nghĩa các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ, đối tượng xử lý với các quy trình chức năng nghiệp vụ.
• Giúp tái lập bối cảnh hình thành tài liệu, liên kết các hồ sơ có cùng nguồn gốc hoặc cùng giải quyết một sự việc.

9. Quy định về tiếp cận và phân quyền trong hệ thống lưu trữ điện tử

• Quy định chi tiết việc tiếp cận hồ sơ trong hệ thống lưu trữ điện tử.
• Bao gồm các thông tin về phân quyền người dùng, các giới hạn bảo mật, hoặc các quy định pháp luật cụ thể đối với việc truy cập và khai thác thông tin của hồ sơ.

10. Đặc tả quy trình xử lý hồ sơ

• Làm rõ các quy trình, thủ tục nghiệp vụ cần thực hiện để đảm bảo việc xử lý, luân chuyển và lưu trữ một hồ sơ là phù hợp với quy định của pháp luật và quy chế của tổ chức.

11. Đặc tả vị trí lưu trữ hồ sơ

• Xác định chính xác vị trí thực tế (đối với hồ sơ giấy, kho lưu trữ vật lý) hoặc vị trí "ảo" (đường dẫn lưu trữ, thư mục, phân vùng dữ liệu trong hệ thống lưu trữ điện tử) của hồ sơ để phục vụ việc định vị và thu thập nhanh chóng.

12. Đặc tả lịch sử thao tác và quản lý sự kiện

• Cung cấp thông tin chi tiết về các sự kiện hoặc các hành động liên quan đến hoạt động quản lý thao tác đối với hồ sơ (bao gồm: truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa).
• Đảm bảo tính vết (audit trail) để kiểm soát an toàn thông tin và chống chối bỏ.

13. Đặc tả hoạt động bảo quản và kiểm soát sử dụng

• Xác định các hoạt động bảo quản, sử dụng, xử lý, kiểm soát, truy cập hoặc các biện pháp kỹ thuật được thực hiện trên một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ nhằm duy trì tuổi thọ và tính sẵn sàng của tài liệu.

14. Đặc tả chủ thể chịu trách nhiệm (Agent)

• Xác định rõ danh tính và vai trò của các tổ chức, đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về các hành động thực hiện trên một hồ sơ hoặc tập hợp các hồ sơ.

15. Đặc tả tính toàn vẹn của hồ sơ số

• Xác định hệ thống có sử dụng các phương pháp kỹ thuật (như mã băm - checksum, chữ ký số) để kiểm tra và xác định liệu các bit tạo nên một hồ sơ số có bị thay đổi, sai lệch hoặc bị can thiệp trái phép trong quá trình truyền tải hoặc lưu trữ hay không.

16. Phần phụ nhìn thấy (Visual aid)

• Cung cấp các công cụ hỗ trợ trực quan, sơ đồ hoặc bảng biểu minh họa giúp người sử dụng dễ dàng hình dung, đối chiếu và áp dụng các phần tử đặc tả dữ liệu vào thực tế xây dựng hệ thống lưu trữ.

Hiệu lực thi hành

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199-1:2018 do Viện Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước biên soạn, Bộ Nội vụ đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. Người sử dụng cần tra cứu các quyết định công bố liên quan để cập nhật thông tin áp dụng thực tế tại đơn vị.