Tóm tắt Công văn 434/VLO-QLDN2 năm 2025 về chậm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng

Công văn 434/VLO-QLDN2 do Cục Thuế tỉnh Vĩnh Long ban hành năm 2025 hướng dẫn về việc xử lý thuế đối với trường hợp chậm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1. Quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi chậm thanh toán

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào được hướng dẫn cụ thể như sau:

• Thời hạn thanh toán trên hợp đồng: Trường hợp chưa đến thời hạn thanh toán theo điều khoản ghi trên hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, cơ sở kinh doanh vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.
• Xử lý khi đến hạn thanh toán: Đến thời hạn thanh toán ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng nhưng chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp chưa phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải theo dõi và thực hiện thanh toán qua ngân hàng theo đúng cam kết.
• Thời điểm kiểm tra thuế: Tại thời điểm thanh tra, kiểm tra thuế của cơ quan có thẩm quyền, nếu doanh nghiệp chưa thanh toán và không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cơ quan thuế sẽ thực hiện điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán qua ngân hàng.

2. Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Việc chậm thanh toán hoặc gia hạn thanh toán bằng phụ lục hợp đồng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN:

• Tính hợp pháp của chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Gia hạn thời hạn thanh toán: Trường hợp doanh nghiệp và nhà cung cấp ký phụ lục hợp đồng để gia hạn thời gian thanh toán, phụ lục này phải được ký kết trước khi hết hạn thanh toán cũ và phải ghi rõ thời hạn thanh toán mới. Khoản chi phí này vẫn được coi là chi phí được trừ trong kỳ tính thuế tương ứng nếu đáp ứng đầy đủ các hồ sơ kèm theo.
• Hệ quả của việc không thanh toán qua ngân hàng: Nếu quá thời hạn thanh toán (bao gồm cả thời gian gia hạn theo phụ lục hợp đồng) mà doanh nghiệp không thực hiện thanh toán qua ngân hàng, phần chi phí tương ứng với giá trị chưa thanh toán sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

3. Yêu cầu về hồ sơ và thủ tục đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo quyền lợi về thuế và tránh rủi ro bị truy thu, xử phạt khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

• Hợp đồng kinh tế và Phụ lục hợp đồng: Hợp đồng mua bán phải quy định rõ phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán. Nếu có sự thay đổi về thời gian thanh toán, bắt buộc phải lập phụ lục hợp đồng bằng văn bản trước khi thời hạn thanh toán cũ kết thúc.
• Hóa đơn thương mại: Hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ đã mua.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Giấy báo nợ, ủy nhiệm chi hoặc các chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng hợp lệ khác khi thực hiện thanh toán thực tế.
• Giải trình lý do chậm thanh toán: Trong trường hợp có yêu cầu từ cơ quan thuế, doanh nghiệp phải giải trình rõ ràng nguyên nhân chậm thanh toán dựa trên các điều khoản bất khả kháng hoặc thỏa thuận thương mại hợp pháp giữa hai bên.

4. Khuyến nghị áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát các hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn để kiểm soát thời hạn thanh toán. Khi phát sinh tình huống chậm thanh toán, cần nhanh chóng thương thảo với đối tác để ký kết phụ lục hợp đồng gia hạn thời hạn thanh toán một cách hợp pháp, tránh việc bị cơ quan thuế loại trừ chi phí được trừ và không cho khấu trừ thuế GTGT đầu vào.